Die Organisation als eigenständiger Verein und ein Beirat, dem auch Verbraucherschützer angehören, gewährleisten die institutionelle Unabhängigkeit. Die amtierende Ombudsfrau Dr. Sibylle Kessal-Wulf ist eine anerkannte Persönlichkeit von hoher Integrität und großer Fachkompetenz.
Die Organisation der Schlichtungsstelle, die Anforderungen an die Ombudsfrau und die Rahmenbedingungen ihrer Amtsausübung stellen die notwendige Unabhängigkeit und Neutralität sicher.
Die Schlichtungsstelle ist als eingetragener Verein organisiert. Dieser ist als juristische Person mit eigener Rechtsfähigkeit ausgestattet, hat eine eigenständige Organisation und ist institutionell unabhängig. Von Beginn an begleitete ein mit Verbrauchervertretern besetzter Beirat die Beschwerdetätigkeit. Zu seinen Aufgaben gehört es, an der Bestellung der Ombudsfrau und an Änderungen der Verfahrensordnungen mitzuwirken.
Die Ombudsfrau muss besondere Voraussetzungen mitbringen, damit sie in das Amt gewählt werden kann. Sie soll die Befähigung zum Richteramt haben und besondere Erfahrungen in Versicherungssachen vorweisen können. Auch darf sie in den letzten drei Jahren vor Antritt des Amtes nicht hauptberuflich für ein Versicherungsunternehmen tätig gewesen sein. Die Amtsdauer beträgt fünf Jahre. Während dieser Zeit ist jede sonstige Tätigkeit untersagt, welche die neutrale Amtsausübung beeinträchtigen könnte. Die Ombudsfrau wird vom Vorstand des Vereins vorgeschlagen und durch Beschlüsse von Mitgliederversammlung und Beirat bestellt.
Die Unabhängigkeit und Neutralität der Ombudsfrau wird durch die Vereinssatzung sichergestellt. Sie ist keine Angestellte des Vereins und bei ihrer Amtsausübung nur an die Verfahrensordnungen sowie an Recht und Gesetz gebunden. Weisungen oder andere Vorgaben bestehen nicht. Eine Abberufung ist nur bei offensichtlichen, groben Verfehlungen gegen ihre Verpflichtungen möglich. Die Ombudsfrau ist gegenüber allen Mitarbeitern der Schlichtungsstelle in fachlicher Hinsicht weisungsbefugt.
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