Stand: 29.10.2026
Diese Seite enthält zwei voneinander getrennte Informationsbereiche:
Teil I: Datenschutzhinweise
Teil II: Gesetzliche Hinweise für Verfahrensbeteiligte nach § 16 Verbraucherstreitbeilegungsgesetz (VSBG)
Teil I – Datenschutzhinweise
Allgemeine Datenschutzhinweise
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit den folgenden Hinweisen informieren wir Sie darüber, wie der Versicherungsombudsmann e. V. personenbezogene Daten verarbeitet.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Versicherungsombudsmann e. V.
Leipziger Straße 121
10117 Berlin
Postanschrift:
Postfach 08 06 32
10006 Berlin
Telefon: +49 30 206058 0
E-Mail: info@versicherungsombudsmann.de
Mitteilungen und Unterlagen zu einem Schlichtungsverfahren können Sie über die dafür vorgesehenen sicheren Online-Dienste auf unserer Internetseite übermitteln. Für sonstige verfahrensbezogene Nachrichten steht außerdem die E-Mail-Adresse beschwerde@versicherungsombudsmann.de zur Verfügung.
2. Datenschutzbeauftragter
Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Datenschutzbeauftragter des Versicherungsombudsmann e. V.
Leipziger Straße 121
10117 Berlin
Telefon: +49 30 206058 0
E-Mail: datenschutz@versicherungsombudsmann.de
A. Datenschutz bei der Nutzung unserer Internetseite
3. Aufruf unserer Internetseite und Serverprotokolle
Unsere Internetseite und die damit verbundenen technischen Dienste werden von der GDV Dienstleistungs-GmbH (GDV-DL) in von ihr betriebenen Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums betrieben. Wenn Sie unsere Internetseite aufrufen, werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere:
• die vollständige IP-Adresse des zugreifenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• die verwendete HTTP-Methode und der aufgerufene Pfad beziehungsweise die aufgerufene URL,
• der übermittelte User-Agent mit Angaben insbesondere zum verwendeten Browser und Endgerät sowie
• der HTTP-Statuscode und weitere Informationen über den Erfolg des Seiten- oder Dateiabrufs.
Wir verarbeiten diese Daten, um unsere Internetseite technisch bereitzustellen, die Funktionsfähigkeit und Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme zu gewährleisten, Fehler zu erkennen und Angriffe oder missbräuchliche Zugriffe abzuwehren.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb unseres Internetangebots.
Die Zugriffsprotokolle sowie die zentral geführten Sicherheitsprotokolle des Intrusion-Detection-Systems, der Endpoint-Security und der Netzwerkkomponenten werden 180 Tage gespeichert und anschließend gelöscht.
4. Statistische Auswertung mit Matomo
Wir verwenden Matomo, um die Nutzung unseres Internetangebots statistisch auszuwerten und unser Angebot bedarfsgerecht weiterzuentwickeln. Matomo wird von der GDV-DL in ihren Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums betrieben. Daten werden im Zusammenhang mit Matomo nicht an Dritte oder außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt.
Dabei werden insbesondere Angaben zu Browserhersteller, Browserversion und Browsersprache, Gerätetyp, Gerätemarke und Gerätemodell, Bildschirmauflösung sowie Land und Kontinent des Zugriffs verarbeitet. Die Besucher-IP-Adresse wird um zwei Bytes gekürzt, beispielsweise 192.168.xxx.xxx. Rohdaten zu Besuchen und Aktionen werden nach fünf Monaten und 28 Tagen gelöscht. Aus den Rohdaten erstellte anonyme, zusammengefasste Berichte werden nicht automatisiert gelöscht.
Matomo wird nur aktiviert, wenn Sie zuvor in die statistische Auswertung eingewilligt haben. Dabei setzt Matomo Cookies ein. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Datenschutzeinstellungen auf unserer Internetseite widerrufen. Nähere Angaben zu den eingesetzten Cookies finden Sie ebenfalls in den Datenschutzeinstellungen.
5. Onlineformulare, Uploads und digitale Kommunikation
Über unsere Internetseite können Sie insbesondere einen Schlichtungsantrag stellen sowie Mitteilungen und Unterlagen zu einem laufenden Verfahren übermitteln. Der technische Betrieb der Onlineformulare und Upload-Funktionen erfolgt durch die GDV-DL.
Dabei verarbeiten wir die von Ihnen in das jeweilige Formular eingegebenen Daten sowie die von Ihnen hochgeladenen Dokumente. Welche Angaben erforderlich sind, ergibt sich aus dem jeweiligen Formular. Bis zur Übernahme in unser Verfahrenssystem werden die Daten vorübergehend in einer technischen Übergabetabelle gespeichert. Im regulären Betrieb werden die Daten durch unser Verfahrenssystem Ombudat abgerufen und nach 14 Tagen aus der Übergabetabelle gelöscht. Kann die Übernahme aufgrund einer technischen Störung nicht erfolgen oder wird sie abgebrochen, bleiben die Daten zur Vermeidung eines Datenverlusts bis zur Behebung der Störung gespeichert. Nach erfolgreicher erneuter Übernahme werden sie aus der Übergabetabelle gelöscht.
Die Übertragung über unsere hierfür vorgesehenen Onlineangebote erfolgt verschlüsselt mittels Transport Layer Security (TLS). Für die sichere elektronische Übermittlung von Unterlagen bieten wir außerdem Cryptshare an. Die über Cryptshare übertragenen Dateien werden in den Rechenzentren der GDV-DL höchstens 14 Tage gespeichert; eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums findet hierbei nicht statt.
Für den technischen Betrieb werden Zugriffs- und Anwendungsprotokolle erstellt. Diese können insbesondere die vollständige IP-Adresse, Zugriffszeitpunkt, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, Header-Daten, Antragsnummer oder Aktenzeichen, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse sowie die Namen hochgeladener Dateien enthalten. Die Protokolle werden 180 Tage gespeichert.
Bezieht sich Ihre Mitteilung auf ein Schlichtungsverfahren, gelten für die weitere Verarbeitung ergänzend die nachfolgenden Hinweise zum Datenschutz im Schlichtungsverfahren.
6. Kommunikation per E-Mail
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie die von Ihnen mitgeteilten Angaben und gegebenenfalls übersandte Anhänge, um Ihre Nachricht zu bearbeiten. Die E-Mail-Infrastruktur wird von der GDV-DL in ihren Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums betrieben. Externe Unterauftragnehmer mit technischem Zugriff auf E-Mail-Daten werden hierfür nicht eingesetzt; ein Drittlandbezug besteht nicht.
Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselte E-Mails von Dritten gelesen, verändert oder anderweitig zur Kenntnis genommen werden können. Für die Übermittlung vertraulicher oder besonders sensibler Informationen empfehlen wir deshalb unsere gesicherten Übermittlungswege.
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung richtet sich nach dem Inhalt Ihrer Anfrage. Bei verfahrensbezogenen Nachrichten gelten insbesondere die nachfolgend für das Schlichtungsverfahren genannten Rechtsgrundlagen.
B. Datenschutz im Schlichtungsverfahren
7. Für wen gelten diese Hinweise?
Diese Hinweise gelten für alle natürlichen Personen, deren personenbezogene Daten im Zusammenhang mit einem Schlichtungsverfahren verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere:
• Beschwerdeführerinnen und Beschwerdeführer,
• Personen, in deren Namen eine Beschwerde erhoben wird,
• Bevollmächtigte und sonstige Vertreter,
• Versicherungsnehmer, versicherte Personen und Bezugsberechtigte,
• Versicherungsvermittler und Versicherungsberater, soweit es sich um natürliche Personen handelt,
• Ansprechpartnerinnen, Ansprechpartner und Beschäftigte von Versicherungsunternehmen, Versicherungsvermittlern und Versicherungsberatern sowie
• weitere Personen, deren personenbezogene Daten in den für das Verfahren eingereichten Angaben oder Unterlagen enthalten sind.
8. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Welche Daten wir verarbeiten, hängt vom Gegenstand des jeweiligen Schlichtungsverfahrens ab. Hierzu können insbesondere gehören:
• Name, Anschrift und sonstige Kontaktdaten,
• Angaben zur Vertretung und zu Vollmachten,
• Angaben zu Versicherungsverträgen sowie Vertrags- und Versicherungsscheinnummern, Schaden-, Leistungs- und Vermittlungsdaten,
• der Gegenstand und das Ziel der Beschwerde sowie Angaben zum zugrunde liegenden Sachverhalt,
• die Korrespondenz der Verfahrensbeteiligten,
• eingereichte Verträge, Schreiben, Rechnungen, Gutachten und sonstige Unterlagen,
• Zahlungs- und wirtschaftliche Angaben, soweit diese für die Beschwerde relevant sind,
• Kennziffern und sonstige Identifikationsmerkmale, die Rückschlüsse auf eine Person zulassen, etwa Fahrzeugidentifikations- oder Rechnungsnummern, sowie
• besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, soweit diese für die Bearbeitung des konkreten Verfahrens erforderlich sind.
Wir verarbeiten nur solche Daten, die für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich sind.
9. Woher erhalten wir personenbezogene Daten?
Wir erhalten personenbezogene Daten insbesondere
• von der Person, die sich mit einer Beschwerde an uns wendet,
• von einem Bevollmächtigten oder sonstigen Vertreter,
• von Versicherungsunternehmen, Versicherungsvermittlern oder Versicherungsberatern sowie
• aus den im Schlichtungsverfahren eingereichten Unterlagen.
Deshalb kann es vorkommen, dass wir personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erheben. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn eine beschwerdeführende Person Angaben über die gegnerische Partei oder andere am Versicherungsverhältnis beteiligte Personen macht oder wenn die andere Verfahrenspartei im Rahmen ihrer Stellungnahme personenbezogene Daten übermittelt.
10. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir die Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere, um
• unsere Zuständigkeit und die Zulässigkeit einer Beschwerde zu prüfen,
• einen Schlichtungsantrag entgegenzunehmen und zu bearbeiten,
• das Schlichtungsverfahren einzuleiten, durchzuführen und abzuschließen,
• den Sachverhalt und die Sach- und Rechtslage zu ermitteln und zu prüfen,
• mit den Verfahrensbeteiligten zu kommunizieren und ihnen rechtliches Gehör zu gewähren,
• Stellungnahmen und erforderliche Unterlagen anzufordern und auszutauschen,
• Entscheidungen, Empfehlungen, Vergleichsvorschläge und sonstige Verfahrensmitteilungen vorzubereiten und zu erstellen,
• gesetzliche Dokumentations-, Berichts- und sonstige Pflichten zu erfüllen,
• die Einheitlichkeit und Qualität unserer Spruch- und Verfahrenspraxis sicherzustellen sowie
• gegebenenfalls Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder abzuwehren.
11. Auf welchen Rechtsgrundlagen verarbeiten wir personenbezogene Daten?
Der Versicherungsombudsmann e. V. ist eine anerkannte Verbraucherschlichtungsstelle. Unsere Tätigkeit richtet sich insbesondere nach § 214 Versicherungsvertragsgesetz (VVG), dem Verbraucherstreitbeilegungsgesetz (VSBG) und den einschlägigen Verfahrensordnungen.
Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben und Pflichten erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen gesetzlichen Vorschriften, insbesondere § 214 VVG und dem VSBG.
Soweit eine Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Verfahrensbeteiligten erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person entgegenstehen, kann sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Dies betrifft insbesondere die Gewährleistung der Informations- und IT-Sicherheit, bestimmte organisatorische Verarbeitungen und Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche.
Soweit wir eine Verarbeitung auf eine Einwilligung stützen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine solche Einwilligung wird gesondert eingeholt und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
12. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten
Je nach Gegenstand der Beschwerde kann es erforderlich sein, besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO zu verarbeiten. Dies betrifft insbesondere Gesundheitsdaten, etwa bei Beschwerden aus der Personenversicherung oder bei der Prüfung gesundheitlicher Voraussetzungen eines Versicherungsfalls.
Soweit die Verarbeitung solcher Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Schlichtungsverfahrens erforderlich und verhältnismäßig ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO.
Dies umfasst auch die Übermittlung medizinischer Angaben und Unterlagen an die andere Verfahrenspartei oder deren Bevollmächtigte, soweit diese Übermittlung für die Prüfung der Beschwerde und die Wahrung des rechtlichen Gehörs erforderlich und verhältnismäßig ist.
Soweit wir zur Beschaffung bestimmter Informationen im Einzelfall eine Schweigepflichtentbindung oder für einen bestimmten Verarbeitungsschritt eine ausdrückliche Einwilligung benötigen, holen wir diese gesondert ein.
13. Müssen personenbezogene Daten bereitgestellt werden?
Ein Schlichtungsverfahren setzt voraus, dass uns diejenigen Angaben und Unterlagen zur Verfügung stehen, die zur Prüfung der Beschwerde erforderlich sind.
Soweit keine besondere gesetzliche oder verfahrensrechtliche Mitwirkungspflicht besteht, sind betroffene Personen grundsätzlich nicht verpflichtet, uns bestimmte personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Werden erforderliche Angaben oder Unterlagen jedoch nicht zur Verfügung gestellt, kann dies dazu führen, dass wir die Beschwerde nicht oder nicht vollständig prüfen oder das Schlichtungsverfahren nicht fortführen können.
Die für das Schlichtungsverfahren erforderliche Verarbeitung personenbezogener Daten beruht nicht allein auf einer Einwilligung der Verfahrensbeteiligten. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt.
14. Übermittlung an die andere Verfahrenspartei
Ein faires Schlichtungsverfahren setzt voraus, dass beide Seiten Gelegenheit erhalten, zu dem für die Entscheidung erheblichen Vorbringen Stellung zu nehmen.
Soweit dies für die Durchführung des Schlichtungsverfahrens und die Wahrung des rechtlichen Gehörs erforderlich ist, übermitteln wir deshalb Angaben, Stellungnahmen und Unterlagen an die jeweils andere Verfahrenspartei oder deren Bevollmächtigte. Dies kann, soweit erforderlich und verhältnismäßig, auch Gesundheitsdaten und medizinische Unterlagen umfassen.
Dabei beschränken wir die Übermittlung auf die für das Verfahren erforderlichen Informationen. Bitte berücksichtigen Sie dies insbesondere, wenn Sie uns Unterlagen übersenden, die Angaben über weitere Personen oder Informationen enthalten, die für die Beschwerde nicht erforderlich sind.
15. Weitere Empfänger personenbezogener Daten
Innerhalb des Versicherungsombudsmann e. V. erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Darüber hinaus können personenbezogene Daten insbesondere übermittelt werden an
• die jeweils andere Verfahrenspartei und deren Bevollmächtigte,
• die GDV Dienstleistungs-GmbH (GDV-DL), die für uns insbesondere Hosting, Onlineformulare und Uploads, Cryptshare, E-Mail-Infrastruktur, Datensicherung und technische Sicherheitsprotokollierung betreibt, sowie gegebenenfalls weitere technische Dienstleister und Auftragsverarbeiter,
• Gerichte, Behörden und sonstige öffentliche Stellen, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet oder berechtigt sind, sowie
• sonstige Empfänger, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder die betroffene Person wirksam eingewilligt hat.
Unsere Dienstleister werden entsprechend den datenschutzrechtlichen Anforderungen ausgewählt und, soweit erforderlich, vertraglich verpflichtet.
16. Vertraulichkeit im Schlichtungsverfahren
Die Ombudsfrau und die weiteren in die Durchführung des Schlichtungsverfahrens eingebundenen Personen sind nach den gesetzlichen Vorschriften und den einschlägigen Verfahrensordnungen zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Die Verschwiegenheitspflicht steht der für die Durchführung des Verfahrens erforderlichen Weitergabe von Informationen zwischen den Verfahrensbeteiligten nicht entgegen. Eine Weitergabe personenbezogener Daten an nicht am Verfahren beteiligte Stellen erfolgt nur, wenn hierfür eine datenschutzrechtliche und gegebenenfalls sonstige gesetzliche Grundlage besteht.
17. Aufbewahrung und Löschung der Verfahrensdaten
Die Verfahrensakten werden nach Abschluss des Schlichtungsverfahrens grundsätzlich sechs Jahre aufbewahrt. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Schlichtungsverfahren beendet wurde.
Im Einzelfall können Daten darüber hinaus gespeichert werden, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.
Nach Ablauf der jeweils maßgeblichen Fristen werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitere Rechtsgrundlage für ihre Speicherung besteht. Daten in den technischen Übergabetabellen der Onlineformulare werden im regulären Betrieb nach 14 Tagen gelöscht. Bei einer technischen Störung kann sich die Speicherung bis zur Behebung der Störung und zur anschließenden erfolgreichen Übernahme der Daten verlängern; danach werden die Daten aus der Übergabetabelle gelöscht. Über Cryptshare bereitgestellte Dateien werden höchstens 14 Tage gespeichert. Zugriffs-, Anwendungs- und Sicherheitsprotokolle werden 180 Tage gespeichert. Sicherungskopien der von der GDV-DL betriebenen Dienste werden vier Wochen vorgehalten und im Rahmen der regulären Backup-Rotation automatisch überschrieben beziehungsweise gelöscht.
18. Statistische Auswertungen und Veröffentlichung von Beispielfällen
Wir können Informationen aus abgeschlossenen Verfahren zu statistischen Zwecken auswerten. Soweit hierfür keine personenbezogenen Daten erforderlich sind, verwenden wir anonymisierte Daten.
Sofern wir einen konkreten Beschwerdefall als Beispielfall veröffentlichen möchten und hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese gesondert ein. Die Erteilung einer solchen Einwilligung ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf die Bearbeitung der Beschwerde. Eine Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
C. Übermittlung von Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums
19. Drittlandübermittlungen
Die von der GDV-DL für uns betriebenen Dienste werden innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums betrieben; insoweit findet keine Drittlandübermittlung statt. Soweit wir im Einzelfall andere Dienste einsetzen und dabei personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln, erfolgt dies nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. In diesem Fall informieren wir über das betreffende Drittland, die Rechtsgrundlage der Übermittlung und die verwendeten Garantien.
D. Ihre Datenschutzrechte
20. Rechte betroffener Personen
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, haben Sie insbesondere das Recht
• auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten nach Art. 15 DSGVO,
• auf Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO,
• auf Löschung personenbezogener Daten nach Art. 17 DSGVO,
• auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie
• auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit dessen Voraussetzungen vorliegen.
Widerspruchsrecht
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung zu widersprechen.
Widerruf einer Einwilligung
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgt ist, wird dadurch nicht berührt.
Zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich insbesondere an datenschutz@versicherungsombudsmann.de wenden.
21. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich nach Art. 77 DSGVO bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Versicherungsombudsmann e. V. ist insbesondere zuständig:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
Telefon: +49 30 13889-0
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
Sie können sich auch an eine andere nach Art. 77 DSGVO zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.
E. Automatisierte Entscheidungen
22. Automatisierte Entscheidungsfindung
Im Schlichtungsverfahren werden Entscheidungen, Empfehlungen und Vergleichsvorschläge nicht ausschließlich automatisiert im Sinne des Art. 22 DSGVO getroffen.
Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber
Stand: 29.10.2026
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, wie der Versicherungsombudsmann e. V. personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Bewerbungen und Bewerbungsverfahren verarbeitet.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Versicherungsombudsmann e. V.
Leipziger Straße 121
10117 Berlin
Postanschrift:
Postfach 08 06 32
10006 Berlin
Telefon: +49 30 206058 0
E-Mail: info@versicherungsombudsmann.de
2. Datenschutzbeauftragter
Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Datenschutzbeauftragter des Versicherungsombudsmann e. V.
Leipziger Straße 121
10117 Berlin
Telefon: +49 30 206058 0
E-Mail: datenschutz@versicherungsombudsmann.de
3. Welche Daten verarbeiten wir?
Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung mitteilen. Hierzu können insbesondere gehören:
• Name, Anschrift und sonstige Kontaktdaten,
• Angaben zu Ausbildung, Studium und beruflichem Werdegang,
• Qualifikationen und Kenntnisse,
• Zeugnisse und sonstige Nachweise,
• Angaben aus Anschreiben und Lebenslauf,
• die mit uns geführte Korrespondenz,
• Angaben aus Bewerbungsgesprächen sowie
• weitere Informationen, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen.
Soweit dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist, können darüber hinaus weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden.
4. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um
• Ihre Bewerbung entgegenzunehmen und zu bearbeiten,
• Ihre fachliche und persönliche Eignung für die betreffende Tätigkeit zu beurteilen,
• mit Ihnen während des Bewerbungsverfahrens zu kommunizieren,
• Bewerbungsgespräche und gegebenenfalls weitere Auswahlschritte vorzubereiten und durchzuführen sowie
• über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden.
Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens können bestimmte Daten außerdem verarbeitet werden, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.
5. Auf welchen Rechtsgrundlagen verarbeiten wir Ihre Daten?
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zweck der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG. Bewerberinnen und Bewerber gelten für die Zwecke des § 26 BDSG als Beschäftigte.
Soweit personenbezogene Daten nach Abschluss eines erfolglosen Bewerbungsverfahrens zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche weiter verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Wahrung und Verteidigung unserer Rechte.
Soweit wir eine Verarbeitung auf Ihre Einwilligung stützen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
6. Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Grundsätzlich benötigen wir im Bewerbungsverfahren keine Angaben, die besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO angehören. Hierzu zählen beispielsweise Angaben über die Gesundheit, die ethnische Herkunft, politische Meinungen oder religiöse und weltanschauliche Überzeugungen.
Soweit Sie uns solche Daten mitteilen oder deren Verarbeitung im Einzelfall für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist, werden sie nur verarbeitet, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.
Soweit die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erforderlich ist, um Rechte aus dem Arbeitsrecht auszuüben oder diesbezügliche Pflichten zu erfüllen, kann sie auf Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG beruhen. Soweit wir uns im Einzelfall auf eine ausdrückliche Einwilligung stützen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
7. Woher erhalten wir Ihre Daten?
Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten unmittelbar von Ihnen, insbesondere aus den von Ihnen eingereichten Bewerbungsunterlagen und aus der Kommunikation während des Bewerbungsverfahrens.
8. Wer erhält Ihre Daten?
Innerhalb des Versicherungsombudsmann e. V. erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten, die diese für die Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens benötigen. Hierzu können insbesondere die mit Personalangelegenheiten befassten Beschäftigten, die für die zu besetzende Stelle zuständigen Führungskräfte sowie die an der Auswahlentscheidung beteiligten Personen gehören.
Für den technischen Betrieb unserer E-Mail-Infrastruktur und die Datensicherung setzen wir die GDV Dienstleistungs-GmbH (GDV-DL) ein. Die Systeme werden in Rechenzentren der GDV-DL innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums betrieben. Soweit die GDV-DL als Auftragsverarbeiter tätig wird, ist sie entsprechend den datenschutzrechtlichen Anforderungen vertraglich verpflichtet. Externe Unterauftragnehmer mit technischem Zugriff auf E-Mail-Daten werden hierfür nicht eingesetzt.
Eine darüber hinausgehende Übermittlung erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie eingewilligt haben.
9. Wie lange speichern wir Ihre Bewerbungsdaten?
Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist und ein Beschäftigungsverhältnis begründet wird, werden die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Daten in die Personalverwaltung übernommen. Für die weitere Verarbeitung gelten dann die Datenschutzinformationen für Beschäftigte.
Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden Ihre Bewerbungsdaten grundsätzlich zwei Monate nach Zugang unserer Ablehnung gelöscht.
Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn innerhalb dieses Zeitraums rechtliche Ansprüche geltend gemacht werden, die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche weiter benötigt werden, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Sie ausdrücklich in eine längere Speicherung eingewilligt haben. In technischen Sicherungskopien können bereits gelöschte Daten noch bis zu vier Wochen enthalten sein; anschließend werden sie im Rahmen der regulären Backup-Rotation automatisch überschrieben beziehungsweise gelöscht.
10. Müssen Sie uns Ihre Daten zur Verfügung stellen?
Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, uns personenbezogene Daten für eine Bewerbung zur Verfügung zu stellen. Ohne diejenigen Angaben, die wir benötigen, um Ihre Eignung für die betreffende Tätigkeit zu beurteilen und über Ihre Bewerbung zu entscheiden, können wir Ihre Bewerbung jedoch möglicherweise nicht oder nicht vollständig berücksichtigen.
11. Übermittlung in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Die für Bewerbungen genutzte E-Mail-Infrastruktur wird in Rechenzentren der GDV-DL innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums betrieben; über diese Infrastruktur findet keine Drittlandübermittlung statt. Soweit im Einzelfall andere Dienste eingesetzt werden, erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
12. Ihre Rechte
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, haben Sie insbesondere das Recht
• auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten nach Art. 15 DSGVO,
• auf Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO,
• auf Löschung personenbezogener Daten nach Art. 17 DSGVO,
• auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie
• auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit dessen Voraussetzungen vorliegen.
Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, haben Sie unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung zu widersprechen.
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.
Zur Wahrnehmung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich an datenschutz@versicherungsombudsmann.de wenden.
13. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Versicherungsombudsmann e. V. ist insbesondere zuständig:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
Telefon: +49 30 13889-0
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
Sie können sich auch an eine andere nach Art. 77 DSGVO zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.
14. Automatisierte Entscheidungen
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Ihre Bewerbung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
15. Aktualisierung dieser Hinweise
Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich unsere Datenverarbeitungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Internetseite abrufbar.
Teil II – Gesetzliche Hinweise für Verfahrensbeteiligte nach § 16 VSBG
Der Versicherungsombudsmann e. V. ist eine anerkannte Verbraucherschlichtungsstelle. Nach § 16 Abs. 1 VSBG sind die Parteien eines Schlichtungsverfahrens über bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen des Verfahrens zu informieren.
Welche Verfahrensordnung Anwendung findet, richtet sich danach, gegen wen sich die Beschwerde richtet. Bei Beschwerden gegen ein Mitgliedsunternehmen des Versicherungsombudsmann e. V. gilt grundsätzlich die Verfahrensordnung für Beschwerden gegen Versicherungsunternehmen (VomVO). Bei Beschwerden gegen einen Versicherungsvermittler oder Versicherungsberater gilt die Verfahrensordnung für Beschwerden im Zusammenhang mit der Vermittlung von Versicherungsverträgen (VermVO).
1. Verfahrensordnung
Das Schlichtungsverfahren wird nach der jeweils einschlägigen Verfahrensordnung durchgeführt. Den vollständigen Wortlaut der VomVO und der VermVO finden Sie auf unserer Internetseite unter [Direktlink zu den Verfahrensordnungen].
Auf Anfrage übermitteln wir Ihnen die für Ihr Verfahren geltende Verfahrensordnung auch in Textform.
2. Zustimmung zur Verfahrensordnung
Mit ihrer Teilnahme am Schlichtungsverfahren stimmen die Parteien der jeweils geltenden Verfahrensordnung zu.
Versicherungsunternehmen, die Mitglied des Versicherungsombudsmann e. V. sind, haben sich aufgrund ihrer Mitgliedschaft zur Teilnahme an den sie betreffenden Schlichtungsverfahren und zur Beachtung der VomVO verpflichtet.
3. Verhältnis zu einem gerichtlichen Verfahren
Das Ergebnis eines Schlichtungsverfahrens kann von dem Ergebnis eines gerichtlichen Verfahrens abweichen.
Für Beschwerdeführer bleibt der Weg zu den ordentlichen Gerichten nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen und der jeweils einschlägigen Verfahrensordnung offen.
4. Beratung und Vertretung
Die Parteien können sich im Schlichtungsverfahren durch einen Rechtsanwalt oder durch eine andere Person beraten oder vertreten lassen, soweit diese zur Erbringung der betreffenden Rechtsdienstleistung befugt ist. Die hierdurch entstehenden eigenen Kosten trägt die jeweilige Partei selbst.
5. Keine Vertretungspflicht
Eine Vertretung durch einen Rechtsanwalt oder eine andere Person ist nicht erforderlich. Die Parteien können das Schlichtungsverfahren selbst führen.
6. Beendigung des Schlichtungsverfahrens
Der Antragsteller kann seinen Antrag auf Durchführung des Schlichtungsverfahrens zurücknehmen oder der weiteren Durchführung des Verfahrens widersprechen. Das Verfahren endet mit Zugang einer entsprechenden Erklärung bei der Schlichtungsstelle.
Erklärt der Antragsgegner, an dem Verfahren nicht teilnehmen oder es nicht fortsetzen zu wollen, endet das Verfahren grundsätzlich ebenfalls. Dies gilt nicht, soweit Rechtsvorschriften, Satzungen oder vertragliche Regelungen eine Teilnahme vorsehen.
Versicherungsunternehmen, die Mitglied des Versicherungsombudsmann e. V. sind, sind aufgrund ihrer Mitgliedschaft zur Teilnahme an den sie betreffenden Verfahren verpflichtet.
Für Versicherungsvermittler und Versicherungsberater besteht unter den Voraussetzungen des § 17 Abs. 4 Versicherungsvermittlungsverordnung (VersVermV) eine gesetzliche Pflicht zur Teilnahme am Schlichtungsverfahren. Dies ist der Fall, wenn ein Versicherungsnehmer zur außergerichtlichen Beilegung einer Streitigkeit zwischen ihm und dem Gewerbetreibenden die Schlichtungsstelle nach § 214 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 VVG anruft.
Das Recht einer Partei, das Verfahren bei Vorliegen eines erheblichen Verfahrensmangels zu beenden, bleibt unberührt.
7. Kosten des Schlichtungsverfahrens
Bei Beschwerden gegen Versicherungsunternehmen ist das Verfahren für den Beschwerdeführer kostenfrei. Die Verfahrensbeteiligten tragen ihre eigenen Kosten, beispielsweise die Kosten einer von ihnen beauftragten anwaltlichen Vertretung, selbst. Eigene Kosten können nicht zum Gegenstand des Schlichtungsverfahrens gemacht werden.
Bei Beschwerden gegen Versicherungsvermittler oder Versicherungsberater ist das Verfahren für den Beschwerdeführer grundsätzlich ebenfalls kostenfrei. Ist eine Beschwerde offensichtlich missbräuchlich, kann ein Entgelt von höchstens 30 Euro erhoben werden. Von einem Versicherungsvermittler oder Versicherungsberater, der zur Teilnahme an dem Verfahren bereit oder verpflichtet ist, kann ein angemessenes Entgelt verlangt werden. Auch hier tragen die Beteiligten ihre eigenen Kosten selbst.
8. Verschwiegenheit und Vertraulichkeit
Die Ombudsfrau und die weiteren in die Durchführung des Schlichtungsverfahrens eingebundenen Personen sind zur Verschwiegenheit über das verpflichtet, was ihnen bei ihrer Tätigkeit bekannt wird, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist.
Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit steht der für die Durchführung des Schlichtungsverfahrens erforderlichen Weitergabe von Informationen zwischen den Verfahrensbeteiligten nicht entgegen. Soweit dies für die Prüfung der Beschwerde und die Wahrung des rechtlichen Gehörs erforderlich ist, können insbesondere Angaben, Stellungnahmen und Unterlagen an die jeweils andere Verfahrenspartei oder deren Bevollmächtigte übermittelt werden. Ergänzende Informationen hierzu finden Sie in Teil I unter „Datenschutz im Schlichtungsverfahren“.
Hinweis für regelmäßig teilnehmende Unternehmen
Von einer wiederholten Unterrichtung eines Unternehmers kann nach § 16 Abs. 2 VSBG abgesehen werden, wenn dieser regelmäßig an Streitbeilegungsverfahren des Versicherungsombudsmann e. V. teilnimmt und auf weitere Unterrichtungen verzichtet hat. Ein solcher Verzicht betrifft die wiederholte Unterrichtung nach § 16 VSBG; datenschutzrechtliche Informationspflichten bleiben hiervon unberührt.